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企業(yè)檔案管理計算機網(wǎng)絡(luò)建立的必要性

來源:聘聘發(fā)布時間:2021-03-16

1、檔案單機條目管理,已難適應(yīng)信息社會的要求

        計算機應(yīng)用于檔案管理以來,雖時間不長但發(fā)展很快不但省、市檔案館采用計算機進行管理,而且許多企業(yè)也采用單機計算機進行檔案管理應(yīng)用計算機進行檔案管理已進入了廣泛應(yīng)用階段,改變了長期以來人寫手抄、翻本查閱的傳統(tǒng)管理方式,給檔案管理帶來了生機和活力。當(dāng)前,大多數(shù)企業(yè),其應(yīng)用規(guī)模是單機應(yīng)用狀態(tài)其管理方式是條目管理,也就是說將檔案資料錄入成條目信息后輸入和存入單臺計算機通過計算機代替人工查詢檢索、統(tǒng)計制表。單機條目管理,既不能輸入和存儲全文,也不能遠程傳送,已難適應(yīng)信息社會網(wǎng)絡(luò)化的需要

2、檔案資源建庫建網(wǎng),是檔案現(xiàn)代化管理的必由之路

        隨著掃描技術(shù)、光盤技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展不僅可用鍵盤輸入條目信息還可用掃描儀掃描輸入全文和圖紙比如清華紫光掃描儀C1880配以清華紫光文字識別軟件它能同時識別超大字符集和超多種漢字字體<近百種>并且將電子文檔的錯誤率降低到萬分之一以下的能將復(fù)雜報紙雜志文檔經(jīng)版面分析、識別、理解,最后自動精確重構(gòu)為原式原樣的標準格式。);不僅可儲存文字,還可利用光盤和服務(wù)器存儲圖紙曰不僅可建立局域網(wǎng),還可聯(lián)上互聯(lián)網(wǎng)因而建立企業(yè)檔案光盤數(shù)據(jù)庫建立企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò),已具備了成熟的條件。充分利用這種條件,不失時機地建庫建網(wǎng),使檔案管理從傳統(tǒng)管理的落后方式中解放出來,在單機條目管理的基礎(chǔ)上大大推進一步,這是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必由之路

3、檔案信息上網(wǎng),是信息共享的有效途徑

        企業(yè)檔案信息資源非常豐富,是科技進步和知識經(jīng)濟取之不盡的寶藏。以前檔案資料多半只局限于本企業(yè)和本行業(yè)利用沒有充分發(fā)揮其作用。建網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)后,檔案信息上網(wǎng)在網(wǎng)上推介,在網(wǎng)上交流,可大范圍內(nèi)實現(xiàn)信息共享這是檔案提供利用最有效的途徑。

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